GreenLab Finland Oy

Tietosuojaseloste

GREENLAB FINLANDIN ASIAKAS- JA SIDOSRYHMÄREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on GreenLab Finland Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste, joka on laadittu 23.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä
GreenLab Finland Oy
Y-tunnus 2630883-9

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
GreenLab Finland Oy
Urheilutie 4
25130 Muurla
Puh. 044 550 2283
[email protected]
www.greenlab.fi

3. Rekisterin nimi
GreenLab Finlandin asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen ja muun asiallisen yhteyden perusteella. Henkilötietojen pääasiallisena käyttötarkoituksena on toimia rekisterinpitäjän markkinointi-, asiakas- ja sidosryhmärekisterinä. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen. Rekisteriä käytetään muun muassa rekisterinpitäjän asiakastietojen ylläpitoon tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen asiakkaalle, laskuttamiseen ja asiakastapahtumien varmentamiseen, osapuolien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen sekä tilastointiin ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinointiin ja mainontaan, segmentointiin, palveluiden toteuttamiseen ja personointiin, väärinkäytösten ehkäisemiseen ja tutkimiseen, liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. Rekisteröityä koskevia ostos-, käyttö- ja asiointitietoja käytetään rekisteröidyn toimintojen analysointiin ja profilointiin sekä rekisteröidylle tarjottavien etujen ja asiakkuuden tietosisällön kehittämiseksi ja kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä yksin tai yhdessä rekisterinpitäjän muiden henkilörekisterien kanssa. Tietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän valikoimissa yhteistyökumppaniyrityksissä henkilötietolain mukaisesti. Henkilötietoja voidaan käsitellä suoramarkkinointiin asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää sen käyttötarkoituksen kannalta olennaisia muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Perustiedot, kuten etu- ja sukunimet sekä yhteystiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • Organisaatiota koskevat tiedot: organisaatio, asema ja tehtäväalue organisaatiossa, toimiala, henkilölukumäärä, liikevaihto, yrityksen katuosoite, postinumero ja –toimipaikka, puhelinnumero tai matkapuhelinnumero työhön, työsähköpostiosoite
  • Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta, palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi asiakasnumero) ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
  • Tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot ja ostoprosessin eri vaiheet ja tapahtumat, valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot, pankkiyhteystiedot, maksuttomien palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeet), rekisteröityyn kohdistetut ja muut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot.
  • Asiakkuushistoria: asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa ja medioissa (esimerkiksi reklamaatiot ja muut palautteet), suoramarkkinointiluvat ja – kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot, rekisteröidyn tuottama tai häntä koskeva aineisto (esimerkiksi rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä), tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot, muut palvelun käytöstä kerätyt ja siitä johdetut tiedot, kuten evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot, henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä, yhdistyksen tai liiton jäsenyys, muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri koostetaan GreenLabin asiakastietojärjestelmästä, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, asiakkailta kaupallisten projektien yhteydessä saaduista tiedoista sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä kuten väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekistereistä. Henkilötietoja kerätään myös asiakkailta itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla erilaisten palvelujen käytön sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten kampanjoiden, messujen ja tapahtumien yhteydessä sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden, lomakkeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tämän lisäksi henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän sosiaalisen median kanavista, joissa rekisteröityneistä henkilöistä on tietoa saatavilla. Henkilötietoja voidaan kerätä, päivittää ja täydentää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjällä on oikeus siirtää henkilötietoja käsiteltäväksi Euroopan talousalueella ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka avustavat sisältöjen ja palveluiden toimittamisessa. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen tai muun perustellun syyn vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän myymän palvelun tai sen osan tuottajalle tai rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille, jolla on asiallinen yhteys kyseisen tuotteen tai palvelun kanssa. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikkia rekisterinpitäjän asiakkaisiin liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän ja sen lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Käsiteltävää aineistoa säilytetään tiloissa, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä ilman valvontaa.

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Järjestelmän käyttöoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluntarjoajien työntekijöillä, joilla on järjestelmään pääsyyn vaadittavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

9. Tarkastusoikeus, suoramarkkinoinnin kielto ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten ja oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä kiellot voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai puhelimitse numeroon 044-5502283. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity voi poistaa tai estää rekisterinpitäjän palveluissa olevat evästeet selaimen asetusten avulla.

crossmenu linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram